ISO 9001 audit: a leggyakoribb ok, amiért mégis bukik
Megvan a minőségirányítási kézikönyv, mégis piros pontot kaptok auditon? Bemutatjuk, mi a leggyakoribb ok, és hogyan lehet felkészülni rá.
A leggyakoribb ok, amiért egy ISO 9001-es cég mégis megbukik egy auditon
A dokumentáció megvan, mégis piros pont jön
Sok cégnél megvan a minőségirányítási kézikönyv, megvannak a folyamatleírások, mégis piros pontot kapnak egy tanúsító auditon. A hiba szinte sosem a dokumentáció hiánya, hanem az, hogy a rendszer és a napi gyakorlat két külön világ.
Egy tipikus eset: a kézikönyv szerint minden eltérést rögzíteni kell egy nyomtatványon, a gyakorlatban viszont a művezető szóban old meg mindent, és csak hónap végén, utólag pótolják a papírokat, ha egyáltalán. Az auditor ezt egy jó kérdéssel percek alatt kiderítheti.
Ez a fajta eltérés nem szándékos csalás, inkább abból fakad, hogy a rendszert bevezetéskor egy tanácsadó vagy egy belső projektcsapat írta meg, a napi munkát viszont azóta több ember is máshogy alakította a saját logikája szerint, anélkül hogy ez visszakerült volna a dokumentációba.
A vezetőségi átvizsgálás, ami nem hoz döntést
A másik gyakori hiba: a vezetőségi átvizsgálás formálisan megtörténik, de nem hoz valódi döntést semmiről, csak egy jegyzőkönyv lesz belőle, amit soha többé nem nyit meg senki.
Hasonló mintázat figyelhető meg a képzési nyilvántartásoknál is: a rendszer szerint minden új dolgozó betanítást kap egy ellenőrzőlistával, a valóságban viszont a tapasztaltabb kolléga csak megmutatja néhányszor a munkafolyamatot, és soha nem kerül papírra, hogy ez megtörtént.
Amit érdemes megnézni audit előtt
Tényleg azt csinálják-e az emberek, amit a dokumentáció leír, vagy a dokumentáció íródott utólag ahhoz, amit amúgy is csinálnak. Ez utóbbi nem feltétlenül baj, csak akkor kell frissíteni a papírt, nem színlelni, hogy követik.
Egy egyszerű módszer, amivel ez auditra készülve kiszűrhető: néhány ponton nem a dokumentációból indulunk ki, hanem fordítva, megkérdezzük a gyártósori dolgozót, hogyan csinálja, és utána nézzük meg, ez egyezik-e azzal, amit a rendszer előír. Ahol eltérés van, ott van a valódi kockázat, nem ott, ahol a papír formailag rendben van.
Ha szeretnétek egy külső szemmel átnézetni, mennyire fedi egymást nálatok az elmélet és a gyakorlat, szívesen segítünk egy gyors állapotfelméréssel.
Vissza
