Belső auditor képzés: nem elég ismerni a szabványt
A belső auditori szerephez nem elég a szabvány ismerete. Bemutatjuk, milyen kompetenciák kellenek egy valóban hatékony belső audithoz.
Miért nem elég, ha valaki csak ismeri a szabványt belső auditornak
A gyakori tévhit a belső auditor kijelölésénél
Egy gyakori tévhit, hogy a belső auditori szerepre elég kijelölni valakit, aki jól ismeri a szabvány szövegét. A gyakorlatban ez csak a fele a munkának.
Sok cégnél ez a szerep egyszerűen rákerül valakire a minőségügyi csapatból, plusz feladatként a már meglévő munkaköre mellé, felkészítés nélkül. Az illető aztán a saját megérzésére hagyatkozik, és vagy túl engedékeny lesz a kollégáival, vagy éppen ellenkezőleg, formai apróságokon akad fenn, miközben a valódi kockázatok észrevétlenek maradnak.
Mit csinál valójában egy jó belső auditor?
Egy jó belső auditor nem azt nézi, hogy megvan-e egy dokumentum, hanem megkérdezi, hogyan működik valójában egy folyamat, és össze tudja-e vetni azt azzal, amit a rendszer előír. Ehhez kérdezéstechnika kell, megfigyelőkészség, és az a fajta objektivitás, ami nem mindig egyszerű, ha valaki a saját kollégáit auditálja.
Egy tapasztalt auditor gyakran nem is a formális kérdéseknél talál rá a valódi problémára, hanem egy mellékesen elejtett megjegyzésnél, amit egy kevésbé gyakorlott kérdező simán elengedne a füle mellett.
Amikor a belső audit formálissá válik
A másik gyakori probléma, amikor a belső audit formálissá válik: minden évben ugyanazokat a kérdéseket teszik fel ugyanazoknak, és senki nem talál semmit, mert senki nem keres igazán. Egy jól működő belső audit néha kellemetlen kérdéseket vet fel, ez nem hiba a rendszerben, hanem azt jelzi, hogy a rendszer működik.
Egy alapos belső auditor képzés nem csak a szabvány felépítését tanítja meg, hanem gyakorlati kérdezéstechnikát is: hogyan tegyünk fel nyitott kérdéseket, hogyan kérjünk bizonyítékot egy állításra, és hogyan maradjunk tárgyilagosak akkor is, ha a válasz kellemetlen egy régóta ismert kollégától.
Sok cégnél bevált gyakorlat, hogy az auditorok nem a saját területüket vizsgálják, hanem keresztben auditálnak más részlegeket, így nagyobb eséllyel vesznek észre olyat, amit egy megszokott, mindennapi rutin miatt egy helyi kolléga már át sem lát.
Ha úgy érzitek, a belső auditjaitok inkább egy pipálandó feladat, mint valódi visszajelzés, érdemes megnézni, mennyi felkészítést kaptak erre a szerepre a kollégák.
Vissza
